Cosa accade quando la quantità di documenti cartacei all’interno di un ambito lavorativo è tanta e occupa uno spazio considerevole? Si distrugge tutto il cartaceo? Assolutamente no.
Molto spesso è necessario ricorrere all’archiviazione dei documenti cartacei per tutti quei documenti che hanno una validità per un determinato periodo di tempo e/o possono essere utili anche in futuro per la verifica di alcune informazioni.
Archivio cartaceo (foto Pixabay)
In questo caso, il problema dello spazio fisico dove archiviare i documenti può essere rilevante, a causa del volume che cresce in modo considerevole nel tempo, ed è necessario trovare una soluzione.
A causa di questo problema molto comune, le migliori aziende leader del settore hanno predisposto un servizio di archiviazione documenti cartacei, che permette a uffici, aziende e professionisti di liberarsi del cartaceo e di conservarlo in un luogo sicuro.
Ecco come funziona un servizio di archiviazione dei documenti
L’archiviazione di documenti cartacei non è altro che la conservazione sicura di tutti quei documenti importanti che non possono essere smaltiti, anche dopo un eventuale processo di digitalizzazione.
Tutti i professionisti e le aziende dispongono di un archivio per i documenti cartacei, che negli anni raggiunge un volume sempre più elevato, occupando spazio e creando confusione.
I servizi di archiviazione dei documenti cartacei si basano sulla disposizione di storage gestiti da un’azienda esterna e caratterizzati da sistemi di sicurezza, che permettono al cliente di ricavare maggiore spazio all’interno del proprio ufficio e di usufruire di sistemi tecnologici anti intrusione, anti incendio, anti-polvere e assicurati.
Le attività che rientrano all’interno di un servizio di archiviazione di documenti riguardano anche la gestione fisica dei documenti aziendali, in conformità con la normativa di legge e nel rispetto dei criteri di efficienza.
L’archiviazione e la gestione dei documenti, in genere, segue un metodo archivistico specifico che permette di garantire un’efficiente progettazione e formazione dell’archivio, in modo che attraverso i moderni sistemi automatizzati è possibile ricercare rapidamente e in qualsiasi momento il documento di cui si necessita.
Le diverse tipologie di archivi
Ogni azienda del settore offre diverse tipologie di archivi che variano in base alla quantità e alla tipologia di documenti da inserire al loro interno, perché sono caratterizzati da sistemi di conservazione, gestione e protezione differenti. In linea generale, le tipologie di archivi più comuni sono:
• Archivio deposito, in genere costituito da vecchi documenti non più utilizzati ma ancora validi ai fini giuridici;
• Archivio storico, che comprende una documentazione che non ha più rilevanza giuridica o amministrativa, ma può servire come supporto per attività future. Sono archivi molto voluminosi che richiedono un’attenta catalogazione e valorizzazione dei documenti storici.
• Archivio ibrido, ovvero uno spazio dove poter inserire documenti di varia natura e comprende sia le attività di archiviazione e gestione per documenti cartacei, sia attività di dematerializzazione e digitalizzazione dei documenti. Questi particolari archivi richiedono specifiche regole, procedure e metodologie che siano oggettive e condivisibili. La gestione di questi archivi richiede anche un personale con un’adeguata preparazione sulle tecnologie utilizzate e sulla gestione della documentazione.
