Sono diversi i lavoratori che ogni giorno in Italia si spostano per molteplici motivi al di fuori della sede di lavoro abituale.
Una condizione nota come “trasferta” e che interessa dipendenti, collaboratori e amministratori, con alcune mansioni e ruoli maggiormente soggetti di altri.
In un simile contesto c’è un aspetto che può rivelarsi piuttosto complesso da realizzare, seppur necessario, ed è la rilevazione delle presenze. Qualcosa che vale soprattutto in quei casi dove viene conseguita la timbratura del cartellino, una soluzione ormai considerata superata.
In questo articolo vi proponiamo un’analisi degli strumenti a oggi più efficaci, ma vi anticipiamo subito una cosa: il metodo considerato a oggi di maggiore efficacia è un’app per la rilevazione presenze. Si tratta di un software predisposto allo scopo che risulta fruibile tramite applicazione dedicata da pc, smartphone e tablet.
L’operazione di timbratura può essere effettuata dalla persona da qualsiasi luogo si trovi, non necessariamente quindi da quello in cui normalmente svolge i propri compiti.
Quando si può parlare di trasferta
Cosa si intende per trasferta? Si tratta di una condizione ben precisa, la quale contempla che il lavoratore si rechi presso un luogo differente per lo svolgimento delle mansioni a cui è deputato.
Il concetto da cui partire per definire esattamente quando è opportuno parlare di trasferta è perciò quello di “sede abituale di lavoro”: qualcosa da non dare per scontato perché non sempre coincide con l’indirizzo di riferimento per la società.
Ci sono diversi collaboratori, infatti, che possono mettere come riferimento il proprio domicilio fiscale, una misura di cui si avvalgono diverse figure professionali tra cui manager e amministratori. Questo vuol dire che non sempre risulta possibile timbrare il cartellino dove si trovano gli apparecchi abilitati a tale funzione.
Pertanto, la trasferta è uno spostamento che presenta una natura prettamente temporanea e che in quanto tale non può perdurare in via definitiva. Tale tipo di situazione viene definita con un altro nome: risulta più opportuno parlare di trasferimento.
Conoscere esattamente a cosa ci si riferisce è di vitale importanza sia per le imprese che per chi lavora con loro. Andranno infatti espletati obblighi e procedure differenti, a cominciare da quanto relativo al rimborso chilometrico.
Ancora alcune precisazioni. Nei costi sostenuti per la trasferta non vanno considerati quelli inerenti il tragitto casa-lavoro.
Bisogna poi distinguere se lo spostamento avviene nel territorio del proprio comune di residenza oppure no: nel primo caso il rimborso delle spese è va dichiarato in busta paga; nel secondo tutto dipende dalla procedura preventivata dalla singola impresa.
I principali sistemi di rilevazione delle presenze: un’analisi in relazione alla trasferta
La trasferta di lavoro presenta molteplici variabili, a livello di rilevazione delle presenze, che però non sempre si rilevano compatibili con i principali sistemi per la timbratura. Ecco a tal proposito quelli più diffusi:
• Cartellini e marcatempo/badge. Il lavoratore dispone di una scheda elettronica (badge) o di un pezzo di carta (cartellino) da utilizzare con una timbratrice. Questa modalità non è fruibile in occasione di una trasferta di lavoro per via del fatto che prevede apparecchi fissi che possono venire utilizzati presso una sola sede.
• Timbratura tramite pc. Il dipendente non deve far altro che accendere il computer aziendale e cliccare all’interno di un programma dove segnalerà l’operatività. Il limite di questa soluzione è che la persona potrebbe non avere con sé un personal computer aziendale.
• Timbratura tramite dispositivi mobile. L’impresa fornisce ai dipendenti un badge di tipo mobile, che dovranno avvicinare a un terminale che ne stabilisce la geolocalizzazione precisa. Una soluzione di per sé compatibile con la trasferta ma non particolarmente comoda.
• Timbratura tramite rilevazione biometrica. Un’opzione evoluta ma non sempre adattabile alla trasferta. Si basa sul riconoscimento facciale o tramite impronta digitale: è in questo modo che si procede alla timbratura.
• App di rilevazione delle presenze. Parliamo di uno dei sistemi più all’avanguardia. Come abbiamo accennato all’inizio, il collaboratore scarica direttamente sul suo smartphone o su qualsiasi altro device elettronico come pc e tablet l’applicazione. Nel momento in cui viene effettuata la timbratura, questa viene inviata a un software che poi si occupa di elaborare i dati e infine restituirli a chi svolge i compiti amministrativi.
Considerazioni finali
La trasferta è una delle situazioni più delicate da gestire per aziende e lavoratori, complice il fatto che il collaboratore si trova in un luogo differente da quello in cui normalmente è operativo.
Ciò comporta una maggiore difficoltà di rilevazione delle presenze che però può essere risolta in un modo pratico, veloce e preciso, valido tanto per i dipendenti che per le imprese.
Attraverso la predisposizione di un’app specifica, si potranno avere tutti i dati in perfetto ordine nonché facilmente condivisibili per gli addetti del comparto amministrativo. Allo stesso tempo la timbratura risulta semplice da effettuare e i dati vengono rilevati soltanto nel momento del gesto stesso, nel pieno rispetto della privacy della persona.